“주유 영수증만 있으면 되죠?” — 업무용·사적 사용 구분은 일지가 말해 줍니다
법인 명의 승용차는 세무·내부 통제 모두 누가·언제·어디까지 탔는지 남기는 것이 출발점입니다. 운행일지는 경리가 비용·가지급금을 볼 때, 총무가 차량·보험·사고를 관리할 때 공통 근거가 됩니다.
관련: 법인차량 비용처리 · 교통비·유류비 정산
1. 운행일지에 꼭 넣을 항목
| 항목 | 예시 | 메모 |
|---|---|---|
| 일자·시간 | 2026-03-02 09:10 | 출·퇴근·외근 구분 |
| 운행자 | 홍길동(영업) | 대표·임원도 동일 |
| 출발·도착 | 본사 → A사 미팅 | GPS·내비 캡처 보조 |
| 주행거리 | 38km | 계기판 사진 월 1회 |
| 용도 | 거래처 방문·샘플 운반 | 업무 목적 한 줄 |
| 동승자 | 없음 / 동료 1명 | 사적 동승 시 별도 표기 |
2. 작성 주기·형식
- 일별 기록이 이상적이나, 주 1회 일괄도 가능 — 다만 사적 사용 km는 월말에 반드시 분리
- 앱·스프레드시트·종이 무관, 6개월 이상 보관(세무 조사·내부 감사 대비)
- 법인카드 주유와 법인카드 대사 — 일지 km와 주유 패턴이 크게 어긋나면 설명 자료 준비
3. 실무 체크리스트
- 차량 등록증·보험 사본 총무 보관, 연간 캘린더에 검사·보험 갱신일 등록
- 개인용도 주행 km × (유류·감가 등) 개인 정산 또는 급여·원천 처리 — 세무사와 기준 합의
- 사고·과태료 발생 시 일지·사진·경위서 세트
FAQ
Q. 대표만 타는 차도 일지가 필요한가요?
업무용으로 등록·비용 처리하는 한 동일 원칙이 안전합니다. 전량 개인 사용으로 정리하는 구조는 별도 검토.
Q. 카셰어링·렌트는요?
렌트 계약·영수증 + 업무 목적 메모. 법인차가 아니어도 증빙 묶음은 같습니다.
Q. 전기차 충전 내역은?
충전 영수증 + 충전 일시·장소를 일지에 연결해 두면 비용처리 시 수월합니다.
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본 안내는 일반적인 설명이며, 회사 규정·세법·개별 거래에 대한 세무·노무 자문을 대체하지 않습니다.